Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

Safve, handelend onder de naam Ontruimingskaarten.nl, de Pauwe 1, 8112BE Nieuw-Heeten, KvK 01140133, btw NL001409462B90. Vragen over je gegevens stel je via info@ontruimingskaarten.nl.

Werk je met de app voor je klanten, zoals een adviseur, dan bepaal jij welke gegevens van je klanten in hun gebouwen komen. Wil je daarover een verwerkersovereenkomst met ons, mail ons dan.

Zonder account

Teken je zonder account, dan blijft je werk in je eigen browser (in de opslag van de browser, niet bij ons). We plaatsen geen cookies om je te volgen en zetten geen code van advertentiediensten op de site.

Bezoeken tellen we met Umami, op onze eigen server, zonder cookies en zonder je IP-adres te bewaren. Van een pagina geven we alleen het pad door, en als je via een advertentie of een link van ons komt de naam van die campagne: zonder adres, code of andere gegevens erin.

Zoek je een adres op, dan vraagt onze server het aan PDOK. PDOK ziet zo niet wie er zoekt. Wij bewaren het antwoord een dag om sneller te zijn, niet gekoppeld aan jou. Om misbruik te voorkomen tellen we een dag hoeveel verschillende adressen er vanaf één IP-adres worden opgezocht, met de adressen als code die niet terug te lezen is; bij 10 op een dag stopt het opzoeken hier 24 uur.

De check of een ontruimingsplattegrond verplicht is, bewaart je adres en je antwoorden niet. Ga je daarna tekenen, dan gaat het adres mee naar je tekening.

Welke gegevens we bewaren

• Je account: naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord, en een sessiecookie zolang je bent aangemeld. Kies je een nieuw wachtwoord, dan controleren we of het in bekende datalekken voorkomt (Have I Been Pwned); daarvoor gaat alleen een klein stukje van een onomkeerbare code van het wachtwoord de deur uit, nooit het wachtwoord zelf.
• Aanmelden met Google of Microsoft: dan krijgen we van hen alleen je naam, je e-mailadres, of dat adres bevestigd is en een kenmerk van je account daar. Geen contacten, geen mail en geen bestanden. Je wachtwoord daar zien we nooit.
• Je gebouwen: de projecten met adres, tekeningen, onderleggers en uitgaven, en wie er toegang toe heeft. Nodig je iemand uit, dan bewaren we het e-mailadres van die persoon en sturen we de uitnodiging daarheen.
• Wat op de kaarten staat, zoals wie ze heeft opgesteld en het interne alarmnummer. Zet je de QR-code aan, dan staat de laatste uitgave van een kaart, met die gegevens, op een openbare pagina die alleen te vinden is via de code op de kaart.
• Meekijken: wie via een link meekijkt en een opmerking zet, laat een naam en de opmerking achter. Die zien de mensen die aan het gebouw werken.
• Foto's bij opmerkingen van de controleronde: hoogstens 10 per gebouw, klein gemaakt. Fotografeer wat er mis is, niet de mensen.
• Betalen en facturen: je factuurgegevens (naam, eventueel bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en e-mailadres), de bedragen, wanneer je betaalde en of je afzag van je herroepingsrecht. Je bankgegevens ziet alleen Mollie.
• Proefdrukken zonder account: een code met tijdstip en IP-adres, om misbruik van een proefdruk te kunnen herleiden. We bewaren die 90 dagen.
• Beveiliging: een logboek van gebeurtenissen zoals mislukte aanmeldingen en geraakte limieten, met tijdstip, IP-adres en account.
• Ondersteuning: helpen we je, dan kunnen we een notitie bij je account maken en, alleen om je te helpen, je gebouw bekijken zoals jij het ziet, zonder iets te wijzigen. Elke handeling van ons in je account leggen we vast.
• E-mail: we sturen je alleen mails die bij de dienst horen, zoals een nieuw wachtwoord, een uitnodiging, een factuur, de waarschuwing voordat een gebouw wordt verwijderd, en de herinnering om je kaarten na te kijken (met een kortingscode als je een gebouw opnieuw kunt activeren). Die herinnering zet je per gebouw uit bij Afdrukken.
• Mail met ons: mail je ons, of mailen wij jou als klant of organisatie die we benaderen, dan bewaren we die mail (afzender, ontvangers, onderwerp, datum en de tekst zonder het citaat eronder) om het gesprek terug te kunnen lezen, gegroepeerd per organisatie op het domein van het e-mailadres. Andere mail in onze postvakken bewaren we niet in de app.
• Organisaties die we benaderen, zoals brandbeveiligers, adviesbureaus, arbodiensten en brancheverenigingen: hun naam, plaats en het zakelijke e-mailadres of contactformulier dat ze zelf op hun website publiceren, met waar en wanneer we het vonden, en wanneer we mailden. Onder elke mail staat een link om je af te melden, en dat kan altijd. Een afgemeld adres bewaren we, alleen om je nooit meer te mailen.

Waarom we ze gebruiken

• Om de dienst te leveren die je afneemt: je account, je gebouwen, uitnodigingen, meekijken, betalen en de mails die daarbij horen (de overeenkomst).
• Om facturen en betalingen te bewaren zoals de belastingwet vraagt (een wettelijke plicht).
• Om de app en je account te beveiligen en misbruik tegen te gaan, zoals met het logboek, de limieten en de codes in proefdrukken (ons gerechtvaardigd belang).
• Om organisaties die er voor hun klanten of leden iets aan kunnen hebben op de app te wijzen, op hun zakelijke adres (ons gerechtvaardigd belang; je meldt je af wanneer je wilt).
• Om je te herinneren aan het nakijken van je kaarten en het opnieuw activeren van een gebouw, omdat actueel blijven de kern van de dienst is (ons gerechtvaardigd belang; je zet het uit wanneer je wilt).

Hoe lang

Je account en gebouwen bewaren we tot je ze verwijdert. Een gebouw waarvoor betaald is, verwijderen we 3 jaar na het einde van de laatste betaalde periode, met de PDF’s; je krijgt vooraf een mail. Een verwijderd gebouw wissen we na 7 dagen. Facturen en betalingen bewaren we 7 jaar.

Mail met ons wissen we 2 jaar na de laatste mail met je organisatie, en meteen als je je account verwijdert. Een foto bij een opmerking van de controleronde wissen we zodra je de opmerking afvinkt, en anders na 10 dagen. Proefdrukcodes met IP-adres wissen we na 90 dagen. Het logboek van beveiliging wissen we na 90 dagen.

We maken elke nacht een versleutelde reservekopie, die we 35 dagen bewaren; de kopie van de eerste van de maand bewaren we 7 jaar, voor de boekhouding. Wat je verwijdert, staat nog in eerdere reservekopieën; die gebruiken we alleen om na een storing terug te zetten.

Wie ze ook verwerken

Onze hostingprovider OVHcloud (de server staat in Frankrijk, in de Europese Unie), onze betaalprovider Mollie (voor de betalingen), onze mailprovider (voor de e-mails) en de opslag van de versleutelde reservekopieën. Meld je je aan met Google of Microsoft, dan verwerken zij dat aanmelden onder hun eigen privacyverklaring. Met hen hebben we afspraken over het beschermen van je gegevens. We verkopen je gegevens niet.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, ze meenemen, en bezwaar maken tegen het gebruik ervan, ook tegen de herinneringsmails. Bij Accountinstellingen download je al je gegevens als bestand, zie je waar je bent aangemeld en verwijder je je account; je projecten neem je ook mee als projectbestand. Voor de rest mail je ons via info@ontruimingskaarten.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

De verbinding met de app is versleuteld. Wachtwoorden bewaren we versleuteld, en je kunt aanmelden in twee stappen aanzetten. Alleen wie toegang heeft tot een gebouw, ziet het. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het jou raakt, aan jou.